Vraagt je werkgever om bewijs van bijscholing of om je privégegevens voor een training of certificaat? Dan wil je zeker weten wat verplicht is, wat je mag weigeren en hoe het zit met privacy volgens de AVG. In dit artikel lees je wanneer scholing verplicht kan zijn, welke gegevens echt nodig zijn, hoe je je BSN en privéadres beschermt en welke afspraken je het beste maakt over werktijd, kosten en bewijs.

Scholing kan verplicht zijn als die noodzakelijk is om je werk uit te voeren of als de wet dit eist, bijvoorbeeld bij een verplichte certificering, een nieuw veiligheidssysteem of een update van vakkennis. Sinds implementatie van de EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden geldt: noodzakelijke scholing moet kosteloos zijn, valt in principe onder werktijd en mag niet via een studiekostenbeding op jou worden verhaald. Ook kan je werkgever geen terugbetaling eisen als je later uit dienst gaat. Let op: scholing die nodig is om een vooraf vereiste beroepskwalificatie te behalen – dus voordat je de functie mag uitoefenen – valt hier niet altijd onder. Controleer daarnaast je cao, want daarin kunnen aanvullende afspraken staan over scholingsrechten en -plichten, waaronder of scholing onder werktijd plaatsvindt en hoe roosters hiervoor worden aangepast. Voor beroepschauffeurs geldt bijvoorbeeld dat je tijdig de geldigheid en verlengen van Code 95 moet regelen.

Een opleider of exameninstantie mag alleen gegevens vragen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de training of voor officiële registratie van een certificaat. Vaak volstaan je naam, functie en zakelijke contactgegevens. Voor informele trainingen zonder examen is een privéadres of geboorteplaats zelden nodig.

Voor officiële certificeringen kan een uitgebreidere set nodig zijn, zoals geboortedatum of een uniek registratienummer, om persoonsverwisseling en fraude te voorkomen. Denk aan VCA, Code 95 of registers in de zorg. Rijd je beroepsmatig? Dan kun je via RDW Code 95 checken om de officiële registratie van je nascholing te verifiëren. In dat geval moet de opleider kunnen uitleggen welke wettelijke of contractuele eis die gegevens rechtvaardigt.

Je BSN is vrijwel nooit nodig voor een opleider en hoort niet op een opleidingsinschrijving. Gebruik waar mogelijk je werkadres en zakelijk e-mailadres. Vraag altijd om de onderbouwing als er privégegevens worden gevraagd die niet direct nodig lijken, en bespreek alternatieven zoals alleen initialen op het certificaat of het opnemen van het werkadres in plaats van je privéadres.

Volgens de AVG moet iedere organisatie het principe van dataminimalisatie toepassen: verwerk niet meer gegevens dan noodzakelijk voor een duidelijk omschreven doel. Voor bijscholing betekent dit dat je werkgever en de opleider alleen relevante gegevens mogen delen.

Het delen van je BSN is beperkt tot partijen die daar wettelijk recht op hebben; een opleider valt daar doorgaans niet onder. Ook het opvragen van een kopie van je identiteitsbewijs door een opleider is in de regel onnodig en onwenselijk. Gegevens zoals privéadres en geboorteplaats zijn zelden noodzakelijk, behalve als een wet, branche-eis of register dit expliciet voorschrijft.

Let op de rolverdeling: een opleider is vaak zelf verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen registraties en certificaten, niet de verwerker van jouw werkgever. Een verwerkersovereenkomst is dan niet passend. Wel moeten werkgever en opleider ieder afzonderlijk voldoen aan de AVG, bijvoorbeeld met passende bewaartermijnen, beveiliging en transparantie. Krijg je toch een verzoek om extra data zonder duidelijke grond? Geef feitelijk aan welke gegevens noodzakelijk zijn voor het doel en verzoek om het verzoek te beperken of te specificeren. Blijft het onduidelijk, verwijs dan naar het dataminimalisatiebeginsel en vraag om de juridische grondslag of beleidstekst van de opleider of certificerende instantie.

Is scholing noodzakelijk om je functie te kunnen uitvoeren of wettelijk verplicht, dan draagt de werkgever de kosten, volg je deze in principe onder werktijd en mag een studiekostenbeding hiervoor niet worden toegepast. Voor scholing die je vooral zelf wilt om breder inzetbaar te worden, kun je afspraken maken over kostenverdeling en of je deze in eigen tijd volgt. Leg dit vooraf schriftelijk vast. Een studiekostenbeding kan dan in sommige gevallen wel, mits duidelijk, redelijk en stapsgewijs aflopend. Bij het einde van je dienstverband kan je werkgever bepaalde scholingskosten onder voorwaarden in mindering brengen op de transitievergoeding, maar niet voor scholing die noodzakelijk was voor jouw functie. Check je cao voor afwijkende of aanvullende afspraken en zorg dat alle afspraken over kosten, werktijd en bewijs zwart op wit staan.

Stap 1 – Check of de scholing verplicht is

Vraag waarom de scholing nodig is en of die noodzakelijk is voor je functie of wettelijk verplicht. Dit bepaalt wie betaalt en of het onder werktijd valt. Werk je in het magazijn? Controleer dan de geldigheid van je heftruckcertificaat.

Stap 2 – Beperk de gevraagde gegevens

Vraag om de onderbouwing per gegeven. Lever naam en zakelijke gegevens aan en voorkom het delen van BSN, privéadres of geboorteplaats als dat niet nodig is.

Stap 3 – Maak afspraken over bewijs

Spreek af welk bewijs je aanlevert – certificaat, bewijs van deelname of registratienummer – en hoe dit wordt opgeslagen en gedeeld binnen het bedrijf. Voor chauffeurs werkt een overzicht van nascholingsuren Code 95 goed als bewijs richting werkgever. Wil je precies weten hoe je je registratie aantoont? Volg de stappen in Code 95 controleren.

Stap 4 – Leg kosten en tijd vast

Leg schriftelijk vast wie betaalt, of de scholing tijdens werktijd plaatsvindt en of er een terugbetalingsregeling geldt voor niet-verplichte scholing.